ZASADY UDOSTĘPNIANIA DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ
1. 109Szpital Wojskowy przechowuje i udostępniania dokumentację medyczną na podstawie ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta /UoPPiRPP/, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, w sposób zapewniający zabezpieczenie przed jej zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą oraz dostępem osób nieuprawnionych.
2. 109 Szpital Wojskowy udostępnia dokumentację medyczną:
1) pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu;
2) osobie upoważnionej przez pacjenta;
3) upoważnionym organom;
4) po śmierci pacjenta dokumentacja medyczna jest udostępniana:
a) osobie upoważnionej przez pacjenta za życia,
b) osobie, która w chwili zgonu pacjenta była jego przedstawicielem ustawowym,
c) także osobie bliskiej, chyba, że udostępnieniu sprzeciwi się inna osoba bliska lub sprzeciwił się temu pacjent za życia, z zastrzeżeniem ust. 2a i2b UoPPiRPP.
5) Dokumentacja medyczna może być udostępniana także innym podmiotom określonym szczegółowo w art. 26 ust. 3 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.
6) Dokumentacja medyczna może być udostępniona także szkole wyższej lub instytutowi badawczemu do wykorzystania w celach naukowych, bez ujawniania nazwiska i innych danych umożliwiających identyfikację osoby, której dokumentacja dotyczy.
3. Dokumentacja medyczna udostępniana jest „bez zbędnej zwłoki” – należy rozumieć to jako przeprowadzenie określonej czynności bez niedających się uzasadnić opóźnień (a zatem udostępnienie odbędzie się w jak najkrótszym czasie uwzględniając czas do wykonania niezbędnych czynności do przygotowania dokumentacji). Wnioskujący każdorazowo poinformowany zostanie o przybliżonym terminie realizacji wniosku.
4. 109 Szpital Wojskowy udostępnienia dokumentację medyczną:
1) do wglądu:
a) w siedzibie z zapewnieniem pacjentowi lub innym uprawnionym organom lub podmiotom możliwości sporządzenia notatek lub zdjęć, w obecności lekarza prowadzącego albo lekarza odpowiedniej specjalności lub innego upoważnionego pracownika 109 Szpitala Wojskowego ,
b) w warunkach gwarantujących pacjentowi pełną dyskrecję i ochronę przed dostępem do dokumentacji osób nieupoważnionych;
c) osoba przeglądająca dokumentację medyczną nie ma możliwości wyniesienia jej poza przeznaczone do tego celu pomieszczenie;
2) poprzez sporządzenie jej wyciągów, odpisów, kopii;
3) przez wydanie oryginału za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, na żądanie organów władzy publicznej albo sądów powszechnych, a także w przypadku gdy zwłoka w wydaniu dokumentacji mogłaby spowodować zagrożenie życia lub zdrowia pacjenta;
4) przez sporządzenie kopii w formie odwzorowania cyfrowego (skanu) za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych;
5) zdjęcia rentgenowskie wykonane na kliszy, przechowywane przez podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych, są udostępniane za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu.
5. W celu uzyskania wglądu, wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku dokumentacji medycznej pacjent, jego przedstawiciel ustawowy lub osoba upoważniona przez niego składa wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej w dowolnej formie :
1) może skierować pisemny wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej, lub
2) udać się do Referenta -archiwisty dokumentacji medycznej (Budynek administracji , brama główna- pokój nr 15), a w jednostkach podległych do miejsc składania wniosków i ustnie zażądać udostępnienia dokumentacji.
6. W przypadku wniosku składanego na piśmie można wykorzystać formularz pomocniczy wniosku dostępny:
1) u Referenta -archiwisty dokumentacji medycznej (lub osoby zastępującej);
2) w sekretariatach medycznych komórek organizacyjnych;
3) w rejestracjach;
4) ze strony internetowej poniżej, lub
5) dostarczyć wniosek w innej formie, zawierający wszystkie niezbędne informacje umożliwiające udostępnienie dokumentacji medycznej,
6) wniosek w każdej formie można złożyć również telefonicznie po numerem 91 81 05 907 , przesłać elektronicznie na adres: kancelariamedyczna@109szpital.pl lub listownie na adres szpitala: 109Szpital Wojskowy z Przychodnią SP ZOZ ul. Ks. Piotra Skargi 9-11, 70-965 Szczecin.
7. W przypadku odbioru dokumentacji przez osobę upoważnioną, która nie jest wskazana w dokumentacji, należy złożyć dodatkowo upoważnienie (wykorzystać formularz pomocniczy) lub dostarczyć dokument w dowolnej formie. Upoważnienie powinno zawierać co najmniej następujące elementy:
1) jednoznaczną identyfikację pacjenta: nazwisko i imię (imiona), adres miejsca zamieszkania, numer PESEL, jeżeli został nadany, w przypadku noworodka – numer PESEL matki, a w przypadku osób, które nie mają nadanego numeru PESEL – rodzaj i nr dokumentu potwierdzającego tożsamość,
2) w przypadku gdy Pacjentem jest osoba małoletnia, całkowicie ubezwłasnowolniona lub niezdolna do świadomego wyrażenia zgody, dodatkowo należy wskazać dane przedstawiciela ustawowego: nazwisko i imię (imiona), adres miejsca zamieszkania, numer PESEL,
3) jednoznaczną identyfikację osoby, której udzielane jest upoważnienie, poprzez wskazanie co najmniej imienia i nazwiska.
8. Wnioski o udostępnienie dokumentacji medycznej można składać od poniedziałku do piątku, w dni robocze, w godz. 7:00 – 10:00 i od godz. 13.30-14.35 w:
a) w szpitalu -budynek administracji , brama główna- pokój nr 15) ,
b) w rejestracji przychodni – ( dotyczy dokumentacji poradni), budynek główny szpitala wejście B 1 piętro
c) przesłać za pośrednictwem poczty na adres: ul. Piotra Skargi 9-11,70-965 Szczecin
d) złożyć telefonicznie pod numerem 91 81 05 907 lub przesłać elektronicznie na adres: kancelariamedyczna@109szpital.pl, lub sekretariat@109szpital.pl
9. Odbiór kopii dokumentacji medycznej archiwalnej jest możliwy w godz. 7:00 – 10:00 ,13.30-14.35 od poniedziałku do piątku, w dni robocze w miejscu złożenia wniosku w archiwum szpitala lub ogólnej
10. Dokumentacja medyczna może też być przesłana pocztą (przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru) na wskazany adres. Osoba udostępniająca dokumentację, informuje wnioskodawcę o wysokości opłaty za kserokopie dokumentacji, którą należy dokonać przelewem na podany numer konta.
11. 109 Szpital Wojskowy może przekazać kopię dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej poprzez przesłanie danych na adres e-mail wskazany przez Pacjenta w dokumentacji medycznej lub wniosku. W przypadku niewskazania adresu e-mail Szpital zwraca się do Pacjenta o wskazanie adresu e-mail informując jednocześnie Pacjenta o najczęstszych zagrożeniach związanych z transmisją elektroniczną. Ze względów bezpieczeństwa Szpital przesyła pliki zaszyfrowane. Do otwarcia dokumentu jest niezbędne hasło uwierzytelniające, które zostanie przekazane innym kanałem ( telefonicznie).
12. Opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej:
1) za udostępnienie dokumentacji medycznej 109 Szpital Wojskowy pobiera
opłaty zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa,
2) Wysokość opłat za udostępnienie dokumentacji medycznej:
– za jedną stronę wyciągu lub odpisu 16,95 zł,
– za jedną stronę kopii dokumentacji medycznej 0,59 zł,
– za udostępnienie dokumentacji na elektronicznym nośniku danych 3,39 zł.
3) Opłaty nie pobiera się w przypadku udostępnienia dokumentacji medycznej:
a) pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu po raz pierwszy w żądanym zakresie poprzez sporządzenie jej kopii, odpisów, wyciągów oraz na informatycznym nośniku danych,
b) w związku z postępowaniem przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych,
c) w przypadku udostępnienia dokumentacji medycznej Agencji Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji oraz Agencji Badań Medycznych,
d) pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu w zakresie wykonania kopii dokumentacji medycznej dotyczącej diagnostyki onkologicznej i leczenia onkologicznego,
e) w pozostałych przypadkach określonych w przepisach szczególnych.
W związku z ochroną danych osobowych wysyłana dokumentacja będzie szyfrowana. Hasło do otwarcia dokumentu zostanie przekazane telefonicznie
